Andressa Medeiros: Eventos!

Já pensou em como é difícil organizar um evento?

Não é! Basta você ter conhecimento do que está fazendo!

Busquei informações e dicas fundamentais para um evento de sucesso!

Desde seu planejamento até sua realização são exigidas várias etapas...

Tenha presente as seguintes idéias:

Pense com antecedência: faça uma reunião de planejamento estratégico do evento; certifique-se que há um grupo de pessoas que será responsável pelo seu desenvolvimento; notifique as autoridades (por ex. policia de trânsito caso organize uma marcha) e assegure-se que haverá um grupo de pessoas antes do evento e depois para preparar e limpar todo o local. Uma boa regra é de planejar o seu evento com o máximo de publicidade e com o mínimo de bloqueio do público.
Crie Alianças: por vezes é útil pedir a indivíduos ou organizações proeminentes que apóiem o evento; estes podem sugerir um porta-voz, ajudar na organização prática e logística ou, mesmo, oferecer pessoal para ajudar. Assegure-se que todos estão bem interados do evento e da mensagem a ser transmitida. É importante, sempre partilhar as informações e documentos.
Divulgue o evento: planeje uma estratégia de publicidade para atrair e explicar à comunidade o motivo da realização do evento. Isto pode ser feito através: da distribuição de panfletos, da colagem de posters em locais públicos, publicidade nos jornais (secção de “anúncios / eventos”), rádio local, divulgação em sindicatos, “campus” de universidades e centros religiosos através de cartas, mails e fax. Freqüentemente, a melhor maneira de divulgar é através da transmissão oral - portanto peça aos seus apoiantes que telefonem a outros para que saibam do evento.
Torne a sua mensagem conhecida: Assegure-se de que os cartazes contenham a mensagem do evento. Pratique, também, as respostas às questões freqüentemente colocadas.
Planeje a cobertura mediática: se quiser obter a atenção do público, assegure-se de que escolheu um bom momento para a sua TV ou imprensa local. Freqüentemente, os eventos planeados para o principio do dia (antes do meio da tarde) acabam por aparecer no noticiário da noite enquanto que os eventos mais tardios não. Pense em formas de tornar o evento visualmente atractivo para inspirar os operadores de câmaras e fotógrafos!
Pense no equipamento e faça arranjos com antecedência (por ex. cartazes, megafones, sistemas para falar com o público e cadeiras).
Pense em reunir fundos: entregue pedidos de fundos ou peça donativos em gêneros (refrescos, tinta para cartazes, papel par panfletos, telemóveis para os organizadores, etc).

Lista de Verificação para os Eventos:

Logística preliminar

Decidiu sobre como coordenar o evento? Elegeu um Comitê? Foram dadas responsabilidades especificas a cada pessoa?
Determinou uma data num dia apropriado (certifique-se de que o evento não entre em competição com outras atividades importantes / feiras nacionais)?
O local do evento é acessível aos deficientes? Existe um parque de estacionamento suficiente? Está situado perto dos transportes públicos?
O local propriamente dito – existe algum problema com o som? É demasiado grande/pequeno? Que autorizações são necessárias? Existem entradas e saídas necessárias?
Divulgar o evento – como isto será efetuado? Quem é responsável? Até quando?
Autocarros – é necessário arranjar transporte dos apoiantes ou oradores? Quem é o responsável por este serviço?
Apoios – arranjou alguns? Que organizações ou pessoas estão a apoiar o evento? Eles aceitaram ter os seus nomes na lista da declaração à imprensa/ nos folhetos/ nos cartazes? Tiveram algum papel no evento – planejamento, nos preparativos, nas declarações públicas?
Financiamento – preparou algo para as doações ou contribuições para o evento. Prepare um apelo para financiamentos após o encontro.

Logística do local

Localize ou construa um palco;
Arranje cadeiras para os oradores e apoiantes;
Arranje uma proteção contra a chuva ou o sol;
Organize o sistema de som;
Obtenha autorizações com antecedência caso seja necessário;
Enfermeira / doutor ou equipamento de primeiros socorros;
Coloque uma tenda para bebidas ou comida;
Caso o local não seja muito visível – coloque sinais;
Decorações do palco: faça cartazes para o palco com slogans e o nome da campanha;
Limpe: coloque caixotes do lixo e tenha uma equipe de pessoas prontas para limpar depois;
Programação: nomeie um moderador ou um presidente, arranje oradores com antecedência, determine a duração da programação e de cada discurso; arranje tradutores se necessário;
Entretenimento: arranje músicos, atores, etc, com muita antecedência;
Se for um evento importante: arranje “seguranças” para que lidem com o público e forneçam informação;
Literatura, materiais. Tenha mesas com folhetos, livros, autocolantes, postais, etc.